Digitalisering av oppmøteregistrering ved Universitet i Stavanger
Implementeringen av digital teknologi i utdanningsinstitusjoner har i de senere år blitt et viktig virkemiddel for å forbedre effektiviteten og kvaliteten på administrativt arbeid. Et spesielt område hvor digitalisering har vist seg å være av stor betydning, er oppmøteregistrering. Tradisjonelle metoder som papirbaserte lister og manuelle registreringer har ofte vært tidkrevende og utsatt for menneskelige feil.
I denne artikkelen skal vi utforske hvordan NOA Notice of Attendance har transformert oppmøteregistrering ved Universitet i Stavanger, basert på erfaringer fra kontorsjef Birgitte Tysdal ved Fakultet for utdanningsvitenskap og humaniora, og Per Johan Kolstrup, seniorrådgiver ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet.
Effektiviseringsreise
Før implementeringen av NOA, benyttet universitetet seg av tradisjonelle og tidkrevende metoder for oppmøteregistrering. Birgitte beskrev hvordan de tidligere brukte papirark og Canvas' attendance-funksjon, noe som ofte medførte ineffektivt og omfattende administrasjonsarbeid.
– Vi syns jo at dette virka og fungerer bare sånn halvveis. Og studentene har alltid hatt mye spørsmål om hvor mye fravær har de, og hvordan regner du oppmøteprosent, og hvordan ligger det an? På vårt fakultet er det veldig mye “obligatorikk”, i den forstand at de har oppmøtekrav på sine emner, noe som genererte mange henvendelser om tilstedeværelse, oppmøte og fravær, forteller Birgitte.
Per Johan utdypet at de sendte rundt deltakelseslister, noe som førte til klager fra studenter på grunn av hyppige feilregistreringer og tidkrevende prosesser:
– Jeg er den som står med jobben med å få registrert obligatoriske aktiviteter og trekke studenter fra eksamen. Vi har to sosialfaglige profesjonsutdanninger hvor det er krav om nærvær ved ferdighetstrening. Vi så for mange år siden at vi ikke har tilstrekkelig kontroll på dette med lister som gikk rundt, så like før eksamen fikk vi beskjed om hvem som skulle trekkes fra eksamen uten nok innsikt i hva grunnlaget var. Og dokumenteringsgrunnlaget var som regel for mangelfullt i klagesaker. Deretter kom fagpersonweb med sin løsning, som gikk ut på å skanne studentkort. Det testet vi ut, og det funket godt da jeg var til stede, men ikke en løsning som kunne være selvkjørende. Samtidig var det fremdeles noen emneansvarlige som tvilte på data så vi brukte en halvveisløsning med punch in-listen i FS. Og så oppdaget vi NOA, men ledelse sa nei hver gang med argument om at fagpersonweb-løsningen funker bra. Nei, det funker ikke bra i det hele tatt!
Introduksjonen av NOA kom som et resultat av behovet for en mer effektiv løsning. Birgitte ble inspirert av erfaringer fra kollegaer ved Universitetet i Agder (UiA) og fikk midler til et digitaliseringsprosjekt. Dette la grunnlaget for en mer systematisk og teknologisk fremtidsrettet oppmøteregistrering.
– Det begynte som et slags prosjekt. Vi søkte om digitaliseringsmidler og det gikk veldig lang tid før vi fikk dem. Og da lærte jeg at Pers institutt var godt i gang med å finne ut mer om NOA.
Lignende var tilfelle hos Per Johan som så behovet for en mer smidig og effektiv registreringsmetode. Begge ansatte poengterte at deres tidligere manglende system medførte daglige manuelle registreringer, noe som gjorde hverdagen tyngre.
En smidigere hverdag
Implementeringen av NOA var ikke uten utfordringer. Birgitte fremhevet noe motstand mot innføringen av nye systemer, hovedsakelig på grunn av bekymringer over lisenskostnader og administrasjonsrutiner. Dette ble også poengtert av Per Johan, som opplevde at overgangsprosessen likevel ble enklere enn forventet, selv med skepsis fra noen ansatte.
En stor fordel med NOA var den betydelige tidsbesparelsen det medførte. Birgitte belyste hvordan systemet sparer tid og ressurser. Med NOA kunne de administrere oppmøtepliktig undervisning mer effektivt. Per Johan erfarte at NOA ga en økt kvalitetssikring, ettersom raske tilbakemeldinger fra studenter ble muliggjort.
– Oppsummert var funnene for fakultetet jeg representerer at dette fungerer når faglærere har en positiv innstilling, og ønsker at det skal fungere, meddeler Birgitte.
En vellykket skalering
Når det kom til utvidelsen av NOA fra få til flere emner, var erfaringene stort sett positive. Per Johan rapporterte at prosessen med å skalere NOA til flere kurs gikk uten vesentlige problemer. Samtidig bemerket han at det hadde vært nyttig med enda mer omfattende funksjonaliteter, noe som NOA tar på alvor og kontinuerlig utvikler i dialog med kundene.
En betraktning som oppsto under implementeringen, var kostnadshåndtering. Birgitte uttrykte bekymring over lisenskostnadene og rutiner for opptelling av faktiske brukere. Det ble foreslått forbedringer i rutiner for å unngå overskridelser og sikre at kostnadene holdes under kontroll. Da NOA i 2024 endret sin prismodell til å fakturere en lisens per semester per student og administrativ bruker, ble også telleren av aktive brukere utvidet til å telle kun antall forelesere som faktisk har logget inn i NOA.
Datasikker og smart verktøy
Fordelene ved NOA var omfattende både for administrasjonen og studentene. Birgitte beskrev NOA som et moderne verktøy som sparte tid og ressurser, noe som gjorde hverdagen mer effektiv.
– Jeg gjorde jo beregninger i den prosjektsøknaden på hvor mange millioner og tid vi skulle spare, men vi har ikke gjort faktiske evalueringer av det. Så jeg vet ikke nøyaktig, men studiekoordinatorene mine sier jo at det er mye mindre spørsmål og henvendelser om dette, for studentene ser jo sitt eget fravær. Men det som er litt gøy er at nå har de jo prøvd NOA i et av de store emnene på nesten 300 studenter, og det gikk veldig fint. De fleste fikk til å registrere seg uten problemer. Det er de volumene som er den store gevinsten, tenker jeg.
Hos Per Johan ble det påpekt at NOA ga en ekstra trygghet i form av kvalitetssikring, ettersom feilretting ble håndtert raskt og effektivt.
– Den funksjonen for studentene å ha et blikk i hverdagen, det er en slags kvalitetssikring, for de reagerer jo hvis noe ikke stemmer mye raskere enn å komme til meg på siste arbeidsdag i desember og si at noe ikke stemmer, forteller Per Johan engasjert.
Aksepten for NOA blant brukerne har generelt vært høy. Birgitte noterte at studenter var vant med digital teknologi, noe som bidro til lav motstand mot å bruke NOA. Dette ble også støttet av Per Johan, som fremhevet viktigheten av at verktøyet var brukervennlig og intuitivt for å sikre bredest mulig adopsjon:
– Jeg tenker at NOA er et mer moderne digitalt verktøy som hjelper oss i administrerende studiehverdag. Som er en smartere bruk av vår tid og våre ressurser enn slik vi hadde det før. Så for meg er det viktig at vi har det, at det fins, at vi bruker det. Og jeg tenker at dette har veldig lite motstand mot å bruke dette fra studentenes side, fordi de er vant til å bruke smarttelefoner med digitale registreringer, og bruker telefon til alt. Så jeg syns det er logisk at det òg brukes til dette.
En verdifull ressurs
NOA-innføringen på Universitetet i Stavanger har vist seg å være vellykket og NOA er sett på som et svært nyttig verktøy. Med tidsbesparelser, datasikkerhet, økt kvalitetssikring og høy brukervennlighet, representerer NOA et viktig fremskritt i digitale verktøy for utdanningsinstitusjonen. Selv om det finnes områder for forbedring, er det klare indikasjoner på at NOA bør fortsette å være en verdifull ressurs for administrasjon av oppmøte.
